De câte ori nu ți s-a întâmplat ca șeful să te cheme în biroul lui pentru a-ți da un nou task despre care îți spune că ideal trebuia să fie gata… ieri? De câte ori nu te-ai trezit că s-a făcut ora de plecat acasă, iar tu ți-ai petrecut mare parte din zi visând cu ochii deschiși la concediu? De câte ori ți-ai pierdut zeci de minute încercând să găsești documente pe care habar nu ai unde le-ai pus?
Dacă ești sincer cu tine atunci știi că ai fost în cel puțin una dintre situațiile de mai sus de câteva ori bune. Când vorbim despre cum să fii mai organizat la job, pare imposibil să termini totul la timp, asta în vreme ce calitatea muncii tale să fie la un standard cât mai sus posibil. Timpul e scurt, iar treaba e multă! Ce facem în situația asta? Ți-am pregătit o listă cu sfaturi ca să înveți cum să fii mai eficient la locul de muncă. Promitem că funcționează!
Stabilește-ți un obiectiv principal
Ai decis să-ți revizuiești atitudinea față de job, să fii mai organizat și să ai rezultate mai bune? Avem o rețetă simplă care funcționează. În primul rând, este important să-ți stabilești un obiectiv principal. De exemplu, dacă ai un proiect important, care necesită o perioadă mai lungă pentru a fi realizat, asigură-te că nu trece nicio zi fără să-i acorzi măcar 20 minute din timpul tău. Astfel, o să te obișnuiești să nu mai lași lucrurile pe ultimul moment și BOOM!... tocmai ai devenit unul dintre cei mai organizați angajați din biroul tău.
Obiectivul principal poate să fie și unul stabilit de tine, fără să fie neapărat vorba despre o sarcină de lucru. De exemplu, îți poți propune să-ți îmbunătățești aptitudinile sau să încerci să lucrezi mai repede decât înainte. Ideea este ca tu să ai mereu în vedere că job-ul tău înseamnă mai mult decât sarcinile de zi cu zi.
Fotografie preluată de pe Giphy. © Toate drepturile aparțin autorului/autorilor fotografiei. | despre drepturile de autor
Fa-ți curat pe birou
Pare un lucru atât de trivial însă acesta este unul dintre principalele motive pentru care nu ai randament la servici. Dezordinea de pe biroul tău nu numai că nu te ajută, ba chiar te încurcă. Uită-te pe biroul tău, dacă vezi că ai în față căni de cafea, farfurii sau pachete de biscuiți pe care nu le-ai mai deschis de săptămâni, atunci e clar că a venit momentul să faci curățenie.
De asemenea, este important să spui la revedere lucrurilor care-ți ocupă din spațiu și pe care nu le mai folosești. Că e vorba de agende vechi, pixuri care nu mai scriu sau teancuri de hârtii, cam toate dintre ele trebuie să ajungă la gunoi. Dacă nu te-ai atins de ele în ultimele săptămâni atunci e cazul să dispară de pe biroul tău.
De asemenea ai grijă ce fel de lucruri îți lași pe birou pentru că ele s-ar putea să-ți distragă atenția. Dacă ai reviste sau broșuri pe masă e momentul să scapi de ele.
Nu în ultimul rând, dacă te întrebi cum să fii organizat la job este foarte important să te asiguri că ești într-un mediu plăcut. Astfel, pe biroul tău sunt binevenite produse de papetărie colorate, pixuri simpatice sau agende cu print-uri pe gustul tău. Astfel, când te simți bine și ești înconjurat de lucruri frumoase munca ta o să devină mai plăcută.
Fotografie preluată de pe Ghipy. © Toate drepturile aparțin autorului/autorilor fotografiei. | despre drepturile de autor
Fii organizat la job: fă-ți curat în email-uri
Dacă ți-e frică să-ți deschizi email-ul pentru că acolo te așteaptă un dezastru cu sute de mesaje necitite atunci trebuie să iei măsuri. Trebuie să iei măsuri chiar acum!
O căsuță poștală virtuală organizată te poate ajuta să economisești timp prețios. E indicat să-ți împarți email-urile pe categorii sau fișiere astfel încât să poți să găsești ceea ce cauți în cel mai scurt timp.
De asemenea, trebuie să ștergi și email-uri spam și cele de care nu mai ai nevoie și nu fac altceva decât să ocupe memorie.
Fotografie preluată de pe Tenor. © Toate drepturile aparțin autorului/autorilor fotografiei. | despre drepturile de autor
Lista To-Do e sfântă!
În fiecare zi când ajungi la lucru probabil că ești bombardat cu o mulțime de task-uri și sarcini care necesită atenția ta. Nu știi de ce să te apuci? Noi îți spunem exact cum să fi mai eficient la locul de muncă! Începe ziua cu un To-Do list!
Când ai ajuns la birou și îți bei ceaiul sau cafeaua folosește aceste câteva minute ca să stabilești care sunt sarcinile tale pentru ziua respectivă. Gândește-te cât timp ai la dispoziție, care sunt task-urile prioritare și pune pe hârtie ce consideri că trebuie să faci în acea zi. Astfel, când termini o sarcină nu o să-ți pierzi timpul gândindu-te cu ce să continui, ci o să știi exact ce urmează pe lista ta.
Atunci când îți faci lista To-Do încearcă să fii cât mai obiectiv. Cu alte cuvinte nu pune pe foaie nici prea mult, nici prea puțin și încearcă să ai un balans între task-urile care-ți plac și cele care ți se pare ceva mai plictisitoare sau mai dificile. În acest mod o să ai mai mult spor și nu o să ajungi ca la final de săptămână să-ți rogi sfârșitul pentru că ai rămas îngropat în sarcini care nu-ți plac.
Fotografie preluată de pe Tenor. © Toate drepturile aparțin autorului/autorilor fotografiei. | despre drepturile de autor
Încearcă să nu faci multitasking
Încearcă pe cât posibil să nu lucrezi la mai multe sarcini în același timp. Din păcate, uneori acest lucru este imposibil pentru că mereu apar task-uri noi care trebuie rezolvate pe loc și care te vor deturna de la ceea ce aveai planificat să faci.
Totuși, atunci când vorbim de o zi obișnuită la birou ia sarcinile pe rând și acordă-le toată atenția ta. Când ai terminat un task te poți apuca de altul. Chiar dacă pare un stil învechit de a lucra acesta este modul cel mai corect în care să-ți faci treaba pentru că o să termini mult mai repede. De asemenea, riscul să faci greșeli pentru că ești cu mintea în mai multe părți o să fie mai mic.
Fotografie preluată de pe Tenor. © Toate drepturile aparțin autorului/autorilor fotografiei. | despre drepturile de autor
Agenda sau planner-ul nu trebuie să lipsească de pe biroul tău
Crezi că ai cea mai bună ținere de mine? Știi exact toate zilele de naștere ale familiei și ale prietenilor și nu uiți niciodată unde ți-ai pus cheile? Felicitările noastre, însă asta nu înseamnă că o să poți ține minte și tot ce ai de făcut pentru lucru.
Pentru că mereu pot apărea schimbări în programul tău și pentru că primești zilnic o grămadă de email-uri de la clienți și de la parteneri este foarte important să ai la îndemână un planner sau o agendă în care să-ți notezi informații sau sarcini noi pe care le-ai primit.
Mai mult, atunci când îți notezi aceste informații știi exact unde să te uiți după ele, așa că nu o să mai pierzi timp căutând în mail-uri sau întrebându-ți superiorii ce ai de făcut. De asemenea, cu ajutorul planner-ului poți să-ți organizezi săptămâna sau chiar întreaga lună, astfel încât să nu ratezi niciun deadline.
Fotografie preluată de pe Tenor. © Toate drepturile aparțin autorului/autorilor fotografiei. | despre drepturile de autor
Asigură-te că iei pauze
Pauzele lungi și dese… Cheia marilor succese! Zicala nu se aplică cu totul când vine vorba despre cum să fii mai organizat la job, însă pauzele sunt esențiale pentru a da randament. În primul rând trebuie să iei o pauză de 30 de minute pentru prânz. Dacă te-ai obișnuit să mănânci în fața calculatorului și să lucrezi în același timp s-ar putea să faci mai mult rău decât bine. Motivul? Mintea ta nu are timp să se destindă, astfel o să te simți mai obosit, iar munca ta s-ar putea să devină frustrantă.
Pe lângă pauza de 30 de minute pentru prânz, poți să-ți aloci câteva minute de respiro după ce ai terminat o sarcină. Astfel, creierul tău o să aibă timp să se relaxeze înainte de a începe o nouă sesiune de lucru. Desigur, ai grijă ca pauza să nu fie prea lungă (de preferat să fie între 5 - 10 minute).
Aceste pauze scurte sunt momentul ideal pentru a verifica rețelele de socializare. În rest, dacă vrei să fii organizat la job, e recomandat să nu deschizi Facebook-ul în timp ce lucrezi. O să-ți distragi atenția și o să pierzi timp.
Fotografie preluată de pe Tenor. © Toate drepturile aparțin autorului/autorilor fotografiei. | despre drepturile de autor
Oprește notificările telefonului
Și că tot am adus în atenție rețelele de socializare, când vine vorba despre cum să fii eficient la locul de muncă, telefonul mobil poate să fie unul dintre cei mai mari inamici ai tăi. Este o sursă continuă de distragere a atenției. Mama îți scrie despre o rețetă delicioasă? Cea mai bună prietenă îți spune ce a mai văzut pe Netflix?
Iar timeline-ul tău este plin de articole simpatice care ar putea să-ți distragă atenția. De aceea este bine să dezactivezi notificările mobilului cât timp ești la serviciu. Dacă nu vrei să te complici căutând în setări cum să faci asta, pur și simple închide wi-fi-ul și datele de internet.
Fotografie preluată de pe Tenor. © Toate drepturile aparțin autorului/autorilor fotografiei. | despre drepturile de autor
